Sikre lenker vs. PDF-vedlegg: derfor sender vi aldri signerte dokumenter som åpne vedlegg
E-postvedlegg er enkle å videresende, lekke og miste oversikt over. Slik gir tidsbegrensede lenker både bedre sikkerhet og bedre sporbarhet.
Det føles trygt å sende en PDF som vedlegg. Den ligger jo «hos meg». Men når dokumentet skal signeres av flere parter, og kanskje inneholder personopplysninger eller forretningskritisk informasjon, har vedleggsflyten flere svake punkter.
Problemene med åpne PDF-vedlegg
- Kan videresendes ubegrenset uten at avsender vet det
- Lagres i innboksen til alle som har vært på CC — i årevis
- Vanskelig å trekke tilbake hvis du sendte til feil mottaker
- Ingen sporbarhet på hvem som faktisk åpnet eller lastet ned
- Kan ende opp i e-postsikkerhetskopier, lokale arkiver og tredjeparts skytjenester
Hvorfor sikre lenker er bedre
- Lenken kan tidsbegrenses og knyttes til en bestemt mottaker
- Hver visning og signering logges
- Dokumentet kan trekkes tilbake hvis noe går galt
- Mottakeren bekrefter identitet med SMS-kode før signering
- Selve dokumentet ligger ikke i e-postinnboksen til alle parter underveis
Hva med det ferdig signerte dokumentet?
Når alle har signert, mottar partene det ferdige dokumentet på e-post — sammen med en uforanderlig audit-logg. Det er den endelige fasiten, ikke et utkast som er sendt frem og tilbake mellom skuffer og innbokser.
Denne artikkelen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Kontakt advokat for vurdering av konkrete avtaler og rettslige spørsmål.
Klar til å signere smoothere?
Kom i gang gratis. Ingen app, ingen BankID — bare e-post og SMS.
Kom i gang gratis